CURSO INTERNACIONAL DEL TRABAJO EN EQUIPO Y LA PRODUCTIVIDAD PARA EL DESARROLLO PERSONAL Y PROFESIONAL

Ponencias y Talleres:

Publicidad en um.TV.es  ENLACE de acceso a través de FACEBOOK  ENLACE de acceso vía WEB (Ver en minuto 13')   Mazarrón, del 17 al 20 de julio Dirigido a: Directivos, profesionales, estudiantes y cualquier persona que quiera organizarse y mejorar su productividad y/o la de sus equipos de trabajo.

• "Inteligencia emocional en la gestión de equipos de trabajo"

• "Negociación y productividad: La toma de decisiones eficaces" 

• "Construcción de una oficina móvil".

• "La gestión inteligente del correo electrónico"

• "Organízate con eficacia y mejora tus resultados"

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   Hoy día, la principal demanda de las empresas a sus trabajadores y la de los empleadores a la hora de contratar a recién titulados universitarios, incluso por encima del segundo idioma, se centra en que tengan competencias relacionadas con la productividad a través de la eficaz administración del tiempo (análisis y resolución de problemas, orientación y resultados), además de compromiso ético, honestidad, capacidad de aprendizaje, adaptación al cambio y el trabajo en equipo, muy necesario para adquirir la también demandada habilidad para trabajar en entornos multiculturales y multidisciplinares. Nuestras listas de tareas se sobrecargan, entre otras cosas, por los malos hábitos en el trabajo y en nuestra vida personal. Cuando esto ocurre, nos ponemos manos a la obra con esfuerzos que están fuera de lugar para conseguir sacar adelante todo aquello que tenemos pendiente y, cuando lo conseguimos, bajamos la guardia y caemos de nuevo en el error de dejar que el caos se vuelva a apoderar de nosotros. Es por ello que la productividad personal, y por ende la profesional, van a depender de que consideremos el trabajar con un método como forma de vida, método que se va a identificar con la adquisición de nuevos y positivos hábitos, hábitos que poco a poco iremos adoptando, eliminando los malos, y que harán que afrontemos las tareas diarias sin agobios y de forma resolutiva y que favorecerán nuestro desarrollo personal, profesional y el de los equipos de trabajo de los que formemos parte. Evidentemente, esta nueva forma de vida no surge de la noche a la mañana, sino que requiere de un esfuerzo previo, de la fuerza de voluntad necesaria para la consecución de cualquier objetivo importante en nuestras vidas. 

Es por ello que, a través de la Universidad Internacional del Mar, ponemos a tu disposición una actividad formativa que, sin duda, contribuirá a enriquecer y a adoptar esos buenos hábitos diarios que te conduzcan a ser más productivo y eficiente en tu trabajo, así como a que se incremente tu valor dentro de los equipos de los que formes parte. 

Objetivos de la acción formativa:

• Ser más proactivos, dinámicos y resolutivos.
• Distinguir lo urgente de lo importante.
• Mejorar la concentración.
• Aprender a planificar los proyectos y tareas diarias.
• Gestión inteligente del correo electrónico.
• Adquirir y simplificar la metodología de trabajo.
• Uso eficiente de la tecnología.
• Consecución de objetivos y metas personales.
• Neutralizar y combatir los hábitos negativos, los que impiden que logremos aquellos objetivos y metas que nos proponemos y, por supuesto, potenciar los que funcionan.
• La toma de decisiones eficaces.
• Adquisición de estrategias, herramientas y conductas prácticas que permitan gestionar equipos de personas.
• Desarrollar los potenciales naturales que permitan mejorar el rol de líder.
• Saber mantener y desarrollar relaciones en el ámbito personal y profesional a través de la negociación.
• Saber aplicar las estrategias y técnicas de negociación más adecuadas en cada situación.
• Tener la capacidad de enfrentarse a una situación de conflicto sabiendo encontrar soluciones negociadas al mismo.

         Y el más importante de todos:

• Fabricar tiempo para nosotros, nuestras aficiones, familia y amigos.

(A continuación puedes ver la programación y, si te resulta de interés, más abajo el enlace a la información de como proceder a la inscripción y matrícula en el Curso). 

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Más INFORMACIÓN e INSCRIPCIÓN en:

Información edición 2016 (Fotos, etc...)

Información edición 2015 (Fotos, etc...)

  

HERRAMIENTAS: Integración del gestor de tareas Todoist en el cliente de correo electrónico Mozilla Thunderbird

   En aras de que nos vayamos introduciendo en el manejo de aplicaciones que nos ayuden en la mejora de nuestra productividad, vamos a comenzar con la integración de dos herramientas básicas en nuestra labor diaria. Todos aquellos y aquellas a quienes su trabajo diario les suponga leer el correo electrónico y de este se deriven la mayor parte de sus tareas, han de pensar en este sistema de trabajo, bien con estas herramientas que se proponen o cualesquiera otras que trabajen de igual o similar forma.

    Se trata de ir dando un criterio a nuestra manera de funcionar con el objetivo bien conocido de mejorar nuestros tiempos de ejecución. Con esta integración no cabe la menor duda que conseguiremos bastante de ese citado objetivo.

    Uno de los problemas más comunes y que, sin llegar a percibirlo, nos consume tiempo en grandes cifras, lo que conocemos como “robo”, es el utilizar el correo electrónico como almacén y casi como única herramienta de gestión documental y organizativa. Sin duda es una herramienta importante, pero, ¡ay amigos míos!, no es un calendario, no es un gestor de ficheros y mucho menos un gestor de proyectos. De todo esto hablaremos en su momento en un apartado dedicado a la gestión inteligente del correo electrónico. Ahora os dejo con el mini-tutorial para instalar e integrar el gestor de tareas Todoist en el cliente de correo electrónico de Mozilla Thunderbird. 

Nota: al no visualizarse con claridad el tutorial, os dejo el enlace que os hará falta para llegar hasta la pantalla de complementos y poder ahí descargar el archivo para guardar en vuestro disco duro:

todoist for thunderbird 4.3

 

Es conveniente ver a pantalla completa (full screen), para ello clicar en icono de esquina inferior derecha (junto logo de youtube)

 

LA LISTA DIARIA DE TAREAS

 

   Una de las herramientas CLAVE a la hora de administrar nuestro flujo de trabajo, actividades y tareas diarias, y que forma parte de los cimientos necesarios para incrementar nuestra productividad, es la Lista de Tareas. Nuestra lista diaria de tareas será aquella relación de cosas que se han de realizar y requieren nuestra acción en un día concreto.

   Teniendo en cuenta que la creatividad requiere de todo nuestro esfuerzo y energía y el memorizar nos puede traicionar, las ventajas de la herramienta que estamos tratando se manifiesta en:

1. Liberar el cerebro de cargas innecesarias que consumen energía para intentar recordar, y poder así dejar que se centre en resolver problemas. 

 

2. No te levantarás preocupado por no saber qué es lo que vas a hacer

3. Sensación de control, lo que supone liberación de estrés y eliminación de ansiedad.

CLAVE: Relacionar la lista de tareas del día siguiente en el espacio que vamos a reservar para ello al final de la jornada laboral o, como muy tarde, antes de ir a la cama, pero siempre el día antes:

Ventajas:

• Iniciar la mañana, o la tarde/noche, según se sea búho o alondra, atacando tareas que requieren de todo nuestro esfuerzo y atención, no perdiendo así ni tiempo ni energía en ver lo que tengo que hacer y en priorizar.
   
• Dormir tranquilos sabiendo que tenemos atadas las acciones a realizar al día siguiente.

Formato de una lista de tareas básica:

• Un espacio para su descripción
• Espacio para indicar el tiempo estimado que nos llevará terminarla así como para el tiempo real que nos haya llevado.
• Un espacio para determinar su urgencia y/o importancia y otro para señalizar la prioridad que le vamos a dar
• Otros dos para la dificultad y energía necesaria para llevarla a cabo, lo que nos facilitará el determinar qué prioridad tiene cada una de ellas.
• Otro para colocar una marca de estado de la tarea, , (P – Pendiente), (C – Completada)Coloca una marca al finalizar la tarea.
• Conveniente será poder indicar, en aquellas tareas que sea necesario, cuáles serán los recursos necesarios para llevarla a cabo de forma satisfactoria y sin interrupciones, al objeto de tener todo lo necesario a la mano a la hora de llevarla a cabo y poder centrarnos al cien por cien.

Características que han de reunir:

• Concreta: claridad en la descripción para que no genere dudas de lo que hay que hacer al leer.
   
• Abordable: Han de ser tareas manejables cuya ejecución nos motive, por lo que no deberán llevarnos más de una o dos horas como máximo el completar las mismas. Es por ello que las previstas para más tiempo, las dividiremos en tareas más pequeñas y manejables con la consiguiente sensación de productividad al ir completando cada una de ellas.
   
• Viable: Hemos de tener presente el recurso tiempo, así en nuestra lista de tareas diaria incluiremos sólo las que, en condiciones normales, nos sea posible terminar, según los espacios de tiempo disponibles. Si una tarea de las que incluimos, esta previsto que nos lleve más tiempo del disponible, con la sana intención de continuar al día siguiente, mejor posicionamos otra en su lugar.
   
• Flexible: Qué duda cabe que las leyes de Murphy están ahí por algo, así que incluiremos franjas de tiempo para imprevistos, es decir, que en nuestra planificación diaria debemos tener presente el márgen de error.
  
  
     Hasta aquí hemos abordado teoría y adquirido algunos conocimientos, sin embargo, ésto sin llevarlo a la práctica nos sirve de bien poco. Recordemos la frase de Platón "el que aprende y aprende y no practica, es como el que ara y ara y no siembra", así que queda claro que formación y acción son un binomio indisociable. 
  
     Bueno, ¿y ahora qué?, pues mi idea principal para que cualquiera se sienta bien tentado a empezar a practicar no es otra que comenzar con algo sencillo. Como no dejo de repetir, las herramientas son muy útiles, pero la clave del asunto no es otra que aplicar una metodología a la hora de funcionar. Hemos de incorporar a nuestro patrón de comportamiento diario un sistema, un método, y hemos de ser disciplinados a la hora de poner la maquinaria en marcha. Me estoy refiriendo a un método denominado como el de "La doble lista". Tan sencillo como tener una lista de entrada de tareas y otra de salida.
  
     Antes de seguir, ha de quedar claro que tenemos que confeccionar, tal y como he indicado en el formato de una lista de tareas básica, los campos/columnas que se han de mostrar con arreglo a nuestro contexto particular. Además de los enumerados, sería conveniente añadir el campo "Proyecto", así podremos especificar a qué proyecto pertenece la tarea recopilada. Más adelante mostraré un ejemplo.
  
  
  Veamos el funcionamiento:
  
  La lista de entrada:
  
     En esta lista tomaremos nota de todo el trabajo que nos llueve desde los diferentes frentes: oficina, correo electrónico y físico, doméstico, teléfono, lo que se nos ocurre, es decir, todo, todo y todo lo concerniente al desarrollo de acciones y proyectos. En este sentido entendemos acción como una tarea indivisible y accionable, esto es, que dado el contexto adecuado la podamos atacar de forma inmediata sin impedimentos. En el momento en que sea divisible, ya no sería considerada una acción, sino un proyecto y, por lo tanto, serían varias acciones las que lo conformaran.
     
  

  •  Lo más importante en cuanto a la lista de entrada se refiere, es, sin duda, el que nos sea accesible en cualquier momento y poder así tomar nota de la tarea independientemente del contexto en el que nos encontremos. Ha de ir siempre con nosotros y el acceder a ella ha de ser rápido y sencillo. Tanto la habitual agenda física, como los dispositivos electrónicos de hoy día (smartphones, tablets), nos serán útiles.

  
  Un ejemplo podría ser:
  
  
  
  

  

  
  
  
  La lista de salida:
  
     Como podemos intuir, ésta lista será lo que hayamos decidido hacer hoy, por lo que le podemos llamar "La lista HOY". 
    
  
  Funcionamiento del método:
   
  

  1. Tendremos especial cuidado en anotar en la lista de entrada aquellas tareas que realmente requieran de nuestra intervención, y no acumular cualquier cosa sea lo que sea.
  2. Honestidad a la hora de seleccionar las tareas para la lista de salida. Es muy común dejarse llevar y elegir aquellas tareas más apetecibles. ¡Grave error!, las tareas que hemos de trasladar son aquellas que hemos de hacer mañana y sólo esas. Si conseguimos terminar la faena propuesta y nos sobra un hueco, no hay más que decir, nos sumergimos en la lista de entrada y "nos damos un capricho", aunque yo, si pudiera, me iría antes a casa.
  3. La "Lista HOY", tal y como hemos apuntado como CLAVE, se confeccionará el día de antes, y siempre teniendo en cuenta los espacios que nuestra agenda nos permita ocupar (es lo que conocemos con "ser realista"). Es por ello que, a la hora de planificar nuestra lista HOY, habrá que tener en cuenta:
     • Revisión de nuestra lista de entrada al final de la jornada para poder trasladar las tareas que seleccionemos a la "Lista HOY".
     • El tiempo aproximado que nos llevará cada una de las tareas.
     • La urgencia e importancia de las mismas.
     • Un colchón de tiempo para imprevistos
      
  Ejemplo de lista HOY:
  
  
  
  
  
  
  
     Como podemos observar, si comparamos las dos listas de ejemplo, tanto la de entrada como la de salida tienen el mismo formato, es decir, así me será fácil un copiar y pegar.
  
  
  
  
  
  
  ¿Qué ocurre cuando la lista de entrada comienza a tomar un volúmen excesivo? 
     Bien, ante ésto está más que claro que debemos implementar el sistema con una tercera lista a la que podemos llamar, por ejemplo, "No Olvidar". El nombre que le demos es lo de menos, pero será una lista que nos sirva para descongestionar nuestra denominada "Lista de Entrada", y en la que incluiremos todas aquellas tareas que no tengan definida una fecha de vencimiento. Es decir, sabemos que antes o después nos hemos de poner con ellas. ¿Cuando hemos de implementar nuestro sistema con ésta tercera lista?, según lo experimentado por muchos practicantes de este sistema, han puesto el límite de la lista de entrada en treinta tareas. A partir de ahí, será conveniente utilizar la tercera lista.
     Al igual que nuestra lista de entrada necesita de una revisión diaria, esta tercera lista será necesario que tenga un momento de revisión, como mínimo, de una vez por semana, para así decidir qué tareas trasladamos a nuestra lista de entrada. 
  
  
  Para tener éxito con esta metodología, resulta IMPEPINABLE y hemos de hacer SÍ o SÍ:
  

  1. REVISAR "LA LISTA DE ENTRADA" AL FINAL DE LA JORNADA
  2. CONFECCIONAR "LA LISTA HOY" EL DÍA ANTERIOR
  3. REVISAR "LA LISTA HOY" AL PRINCIPIO DE LA JORNADA 

LOS HÁBITOS

No es necesario que nadie nos diga que nuestra productividad, nuestro rendimiento diario, nuestra eficiencia, está íntimamente ligada a nuestros hábitos. En función del patrón de comportamiento diario, llegaremos o no a conseguir nuestros objetivos y metas, a mejorar o empeorar los tiempos de ejecución. Es por ello que uno de los factores claves, cuando no sea el que más, será nuestra forma de afrontar a diario las tareas y actividades, o lo que es lo mismo, nuestros hábitos. Os dejo un vídeo que nos ofrece una buena explicación sobre la importancia de los hábitos, cómo potenciar los que funcionan y lo que es más importante, como neutralizar y combatir los negativos, los que impiden que logremos aquellos objetivos y metas que nos proponemos.

SALIR DE LA ZONA DE CONFORT

Aquí os dejo la primera entrada a mi blog en forma de vídeo. Entiendo que como inicio de un blog dedicado a la productividad y organización personal, y como primer empuje motivador para coger las riendas de nuestra vida y ponernos manos a la obra en la difícil tarea de administrar de forma adecuada nuestro tiempo al objeto de lograr esos objetivos y metas que nos vamos planteando a lo largo de nuestra vida, la selección ha sido la correcta y a buen seguro os va a gustar.

¡Mucha atención, no pierdas detalle pues no tiene desperdicio!