jueves, 16 de octubre de 2014

ORGANIZACIÓN EFICAZ: EL MÉTODO GTD

  




       El ponerse manos a la obra con la elaboración de un sistema que consiga que soltemos lastre, que seamos más productivos, etc... evidentemente va a ser abordado con más dedicación por aquellos que forman parte del guión de una película diaria en la que han sido incluidos, pero necesitan dedicar tiempo al guión de la película de la que quieren ser protagonistas, películas estas últimas cuyos argumentos se basan en acciones relevantes para crecer personal y profesionalmente. Resumiendo, el que tiene verdadero lío y quiere dedicarse a esas cosas que realmente le apasionan, no sólo han de aplicar un método sino que han de ser muy disciplinados en su comportamiento diario.
       El encontrar el sistema que nos haga ver la luz al final de ese caos organizacional y cuya sensación es que no avanzamos como realmente queremos, necesitará de varias cosas:

  1. ¡Querer!, querer cambiar, estar dispuestos al cambio sabiendo los beneficios que nos va a reportar, esto es, visionar cómo nos queremos ver en un medio/largo plazo y 
  2. Saber que el cambio necesita de un compromiso, ¡ojo!, no involucración, sino compromiso.
  3. Pasar a la acción como en cualquier proyecto y cuyos pasos han de seguir un procedimiento establecido o método sobre el que tendremos el deber de investigar para escoger el más adecuado, lo que supondrá experimentar con técnicas y herramientas que estén a nuestro alcance. 

Un experimento nunca puede ser un fracaso, pues siempre viene a demostrar algo”

T. Alva Edison


    ¿Qué es un método?: Conjunto de operaciones ordenadas con las que se pretende obtener un resultado.
    No hay un método concreto para todos los casos y situaciones, sino que, para cada caso o situación, en función del contexto tendremos que utilizar un método específico de trabajo para conseguir el objetivo. ¿Cómo conseguir el método adecuado?, pues podemos, por poner un ejemplo, seguir una metodología de Investigación-Acción. Es un método científico pero aplicado a un grupo concreto o contexto. Vamos a revisar muy por encima en qué consiste, (ver imagen inicial):

  1. DEFINICIÓN del Problema
  2. CONTEXTUALIZARLO y reconocimiento del problema en la práctica
  3. DOCUMENTACIÓN relativa al objeto de estudio:
    1. ¿Se han dado situaciones parecidas a estas?
    2. ¿Cómo se han resuelto?
  4. Establecer las HIPÓTESIS o posibles soluciones
  5. PLANIFICACIÓN: Estructurar un Plan de Acción
  6. ACCIÓN: Experimentar en la práctica lo planificado
  7. RECOGIDA DE DATOS desde la Observación
  8. INFORME FINAL que confirmará o no las hipótesis inicialmente propuestas
  9. CONCLUSIONES:
      ¿se ha resuelto?
      1. SI: ESTUPENDO
      2. NO: Volvemos al punto 4 “Establecer nueva/s hipótesis”


GTD - Getting Things Done


        Visto esto, nos vamos a introducir en una metodología conocida como GTD o Getting Things Done que es una metodología de gestión de actividades y el título de un libro de David Allen que se ha publicado en español con el título “Organízate con eficacia: el arte de la productividad sin estrés”.

    La filosofía del método sostiene que:
  • La falta de planificación nos bloquea justo a la hora de realizar tareas.
  • Nuestra memoria no tiene capacidad para recordar y gestionar, improvisando) y de forma ordenada, eventos y tareas y además establecer prioridades.
    La filosofía del método se basa en la idea de que para ser más productivo, uno debe poder pensar claramente. Para pensar claramente, uno debe haber descargado completamente de su memoria temporal las “cosas pendientes”, que se convierten en frustraciones si no se completan.
    La mente una vez liberada puede pensar mejor, ser productiva y creativa. Para liberar la mente, las actividades tienen que estar depositadas o anotadas convenientemente.
    GTD tiene su origen en la gestión del correo pero ya que está fundamentado en la psicología es aplicable a cualquier actividad humana continuada y/o con objetivos productivos. GTD propone reflexionar con antelación el método para ejecutar una tarea y luego seguirlo sin cuestionarlo. De esa reflexión se desprenderán una serie de acciones a realizar sistemáticamente frente a la tarea.
    No se centra en el establecimiento de prioridades, sino que propone ejecutar la tarea como se ha planificado.
    Cualquier sistema de organización no es bueno si el resultado es que gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. Pero si se simplifica el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.


Un sistema productivo ha de ser depurado y convenientemente engrasado”
joseviCoach


    Antes de pasar a ver el vídeo que nos ilustra sobre GTD, tengamos en cuenta la frase, y es que una vez conseguido un sistema organizativo o método que nos funcione, no debemos olvidar que el tiempo y los contextos cambian, por lo que en periodos de tiempo prudenciales habrá que revisar el sistema al objeto de comprobar que no hay nada que mejorar, ningún engranaje que poner a punto o engrasar.